イベントの情報が、LINE・メール・Excel…とバラバラ？ チームで共有する仕組みの作り方

イベントの準備は、いろんな作業が同時に走ります。使い慣れたツールをそれぞれ使ううちに、気づけば情報は“役割の違うツール”に分かれて散らばっていきます。大きく分けると、次の3種類です。

一つひとつは、その役割ではとても便利なツールです。問題は、イベントの情報がこの3種類をまたいでバラバラに分かれてしまい、全体像がどこにもない状態になること。 結局「連絡」「資料」「保存先」を行き来しながら探すことになります。

情報が散らばると、こんな“見えないコスト”が積み重なっていきます。

• ●探す時間が増える：「あの連絡どこだっけ？」を毎回みんなで探す
• ●最新版が分からない：Excelが「最終版_v3_修正.xlsx」のように増殖する
• ●抜け漏れ・二重作業：誰が何をやったか見えず、ダブったり抜けたり
• ●属人化する：「その件はAさんしか知らない」状態になり、休むと止まる
• ●決定の経緯が消える：なぜそう決めたかが、チャットの流れとともに流れていく

バラバラ問題が最も痛いのは、途中でメンバーが増えたときと翌年に引き継ぐときです。

• ●新しく入った人に、LINE・Excel・メール…と、一つずつ共有し直さないといけない
• ●「これまでの経緯」を口頭で説明する時間がかかる（しかも抜ける）
• ●来年の実行委員に渡すとき、資料が誰のPCにあるか分からず、ゼロから作り直しになる

学校の実行委員会や地域のイベントのように毎年メンバーが入れ替わるチームほど、この引き継ぎの負担は大きくなります。 逆に言えば、情報が一か所にまとまってさえいれば、メンバー追加も引き継ぎも「その場所を見てもらうだけ」で済みます。

解決の原則はシンプルです。「イベントに関する情報は、ここを見れば全部ある」という一か所（＝正となる場所）を決める。日々の連絡はLINEでもかまいません。ただし決定事項・資料・タスク・名簿は、必ずその一か所に集約します。

• ☑企画書・当日の進行は、その場所に置く（ファイルを個人PCに散らさない）
• ☑「やること」と締切・担当を、その場所で一覧管理する
• ☑出店者・協賛・会場などの連絡先と状況を、その場所にまとめる
• ☑決まったことは、その場所に記録する（チャットで流さない）
• ☑新メンバーには、その場所のリンクを1つ渡すだけにする

とはいえ、これを Excel やフォルダの運用ルールだけで徹底し続けるのは、なかなか大変です。最初から「イベントの情報が一か所に集まる」ように作られた道具を使うと、ルールを頑張らなくても自然にまとまります。

eventio は、まさにこの“バラバラ問題”を解くための道具です。イベント運営に必要なものを、1つの画面（1つのイベント）にまるごと集約します。

進め方の具体は、イベント企画書の書き方や文化祭・学園祭の準備ガイドもあわせてどうぞ。